Privacy

Privacy beleid Scoutinggroep Hillegersberg te Rotterdam Uitgave (2018).

Scouting Hillegersberg verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Hillegersberg via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het papieren inschrijfformulier, deze bevat tevens de SEPA machtiging inclusief voorwaarden. Het inschrijf/SEPA-formulier wordt door de ledenadministratie conform de voorschriften van de bank in een beveiligde omgeving bewaard. Het inschrijfformulier wordt bewaard door de secretaris. Het SEPA-formulier wordt bewaard door de penningmeester.

De ledenadministratie (gegevensbeheerder) hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy.

De gegevens van de leiding worden geregistreerd in SOL. Deze gegevens behelzen algemene contactinformatie, kwalificaties, competenties en verklaringen omtrent gedrag (VOG). De originele VOG’s worden bewaard door de secretaris. Om te voldoen aan de subsidieaanvraag worden de VOG’s jaarlijks gedeeld op verzoek van, en met de gemeente.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scoutinggroep Hillegersberg hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier die per seizoen dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding en het bestuur. Het gezondheidsformulier wordt direct na ontvangst van een geactualiseerd formulier dan wel na uitschrijving direct vernietigd.  De begeleiding zal de inhoud van het formulier uitsluitend delen met derden indien er medische noodzaak voor is.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruik van aanmeldformulieren afhankelijk van de activiteit wordt er gekozen voor een systeem van aanmelding:

  • Voor de door Scouting Nederland  georganiseerde (groeps)activiteiten wordt gebruik gemaakt van het digitale systeem SOL.
  • Aanmeldingen voor activiteiten die vanuit scouting Hillegersberg worden georganiseerd geschieden per e-mail of ‘Whatsapp’.
  • Bij vergaderingen wordt in de notulen de aan- en afwezigheid geregistreerd van de leden van de groepsraad. De notulen worden in dropbox bewaard en per e-mail gedeeld met de leiding.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen ouder/verzorger tijdens de inschrijving een inschrijfformulier met doorlopende SEPA-machtiging in. De SEPA-machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard door de penningmeester en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het Privacy statement op www.scouting.nl/privacy. Het bestuur heeft op basis van hun toegekende rol in Scouts Online inzicht in de financiële gegevens van de leden.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden bij elke door de ouder/verzorger mondelinge dan wel schriftelijke wijziging vernieuwd.

(Online) Media & Beeldmateriaal

Scoutinggroep Hillegersberg maakt sporadisch gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante groepsinformatie wordt gedeeld. Alle ouder/verzorgers van de leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven emailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is een mogelijkheid voor OPT-Out.

Op www.scoutinghillegersberg.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Scoutinggroep Hillegersberg plaatst met enige regelmaat foto’s, video’s en of verhalen op de website en Facebook. Scoutinggroep Hillegersberg maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scoutinggroep Hillegersberg en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacy beleid van Scoutinggroep Hillegersberg is terug te vinden via www.scoutinghillegersberg.nl en op te vragen bij de secretaris.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via [email protected] Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scoutinggroep Hillegersberg binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via de secretaris. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.